# BÁO CÁO MÔ TẢ SÁNG KIẾN

> **Mẫu số 01**

---

**BỘ Y TẾ**
**ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH**

---

| Trường | Nội dung |
|--------|----------|
| **Tên sáng kiến (Tiếng Việt)** | Thành lập Tổ thẩm định cấp đơn vị trong công tác xét sáng kiến – cải tiến kỹ thuật năm 2026 của Đại học Y Dược TP.HCM |
| **Tác giả/nhóm tác giả sáng kiến** | Phòng Khoa học Công nghệ, Đại học Y Dược TP.HCM |
| **Đơn vị công tác** | Phòng Khoa học Công nghệ |
| **Thông tin liên hệ** | Phòng Khoa học Công nghệ – Đại học Y Dược TP.HCM |
| **Năm** | 2026 |

---

## 1. Mở đầu

Hàng năm, Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHYD TP.HCM) tiếp nhận hàng trăm hồ sơ đăng ký sáng kiến – cải tiến kỹ thuật từ cán bộ viên chức và người lao động trên toàn trường. Quy trình xét duyệt truyền thống dựa trên **hồ sơ giấy** và **trao đổi qua email** đã bộc lộ nhiều hạn chế nghiêm trọng:

- **Thiếu tính nhất quán:** Mỗi đơn vị sử dụng phiên bản biểu mẫu Word khác nhau, dẫn đến lỗi định dạng, sai năm, sai cấu trúc bảng biểu khi nộp hồ sơ.
- **Khó truy xuất:** Hồ sơ giấy và file đính kèm email phân tán, không có hệ thống trung tâm để tra cứu lịch sử nộp, trạng thái xét duyệt, hoặc phiên bản tài liệu.
- **Thiếu minh bạch:** Quy trình chấm điểm, phản hồi từ hội đồng, và quyết định công nhận không được ghi nhận có hệ thống, gây khó khăn cho việc kiểm toán và đảm bảo công bằng.
- **Tốn thời gian:** Việc tổng hợp, kiểm tra tính đầy đủ, và chuyển đổi định dạng hồ sơ tiêu tốn hàng trăm giờ lao động thủ công mỗi đợt xét.
- **Rủi ro mất dữ liệu:** File USB, email không mã hóa, và thiếu cơ chế sao lưu khiến minh chứng có nguy cơ thất lạc hoặc bị giả mạo.

Từ thực trạng trên, việc xây dựng **hệ thống quản lý sáng kiến số hóa** với **Tổ thẩm định cấp đơn vị** được số hóa toàn diện là cần thiết nhằm nâng cao chất lượng, tốc độ, và tính minh bạch của công tác xét sáng kiến tại ĐHYD TP.HCM.

---

## 2. Tên sáng kiến (tên quy trình, giải pháp, phương pháp)

**Hệ thống quản lý sáng kiến – cải tiến kỹ thuật trực tuyến (SKI Platform)** — Nền tảng số hóa toàn trình quy trình đăng ký, thẩm định, và công nhận sáng kiến cấp đơn vị tại Đại học Y Dược TP.HCM.

---

## 3. Lĩnh vực áp dụng của sáng kiến

Cải cách hành chính, quản lý giáo dục, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị đại học.

---

## 4. Mô tả sáng kiến

### 4.1. Tình trạng giải pháp đã biết hoặc hiện trạng công tác khi chưa có sáng kiến

Trước khi có hệ thống SKI Platform, quy trình xét sáng kiến tại ĐHYD TP.HCM hoạt động hoàn toàn thủ công:

**Ưu điểm của quy trình cũ:**
- Quen thuộc với cán bộ; không cần đào tạo công nghệ.
- Linh hoạt trong trao đổi trực tiếp giữa ứng viên và hội đồng.

**Nhược điểm nghiêm trọng:**

| Vấn đề | Mô tả |
|--------|-------|
| **Biểu mẫu không đồng nhất** | Mỗi đợt xét, cán bộ tự chỉnh sửa file Word gốc, dẫn đến sai lệch bảng biểu, font chữ, và cấu trúc mục lục. |
| **Không có bản xem trước** | Ứng viên không biết hồ sơ in ra trông như thế nào cho đến khi nộp bản cứng. |
| **Tổng hợp thủ công** | Phòng KHCN phải mở từng file Word, kiểm tra tính đầy đủ, và tổng hợp danh sách bằng Excel thủ công. |
| **Thiếu kiểm soát phiên bản** | Không phân biệt được bản nháp và bản nộp chính thức; ứng viên gửi nhiều phiên bản qua email gây nhầm lẫn. |
| **Minh chứng phân tán** | File PDF, hình ảnh minh chứng được gửi qua USB, Zalo, email — không có kho lưu trữ tập trung. |
| **Không có nhật ký kiểm toán** | Không ghi nhận ai đã xem, chỉnh sửa, hoặc phê duyệt hồ sơ nào, vào thời điểm nào. |
| **Rủi ro bảo mật** | File minh chứng không được kiểm tra virus, không mã hóa hash, không có cơ chế cách ly. |

### 4.2. Nội dung giải pháp đề nghị công nhận là sáng kiến

#### Mục đích của sáng kiến

Xây dựng và triển khai nền tảng phần mềm **SKI Platform** nhằm:
- Số hóa toàn bộ quy trình từ soạn thảo, nộp hồ sơ, thẩm định, đến công nhận sáng kiến.
- Đảm bảo tính nhất quán tuyệt đối của biểu mẫu theo đúng mẫu quy định (Mẫu số 01–04, Bản cam kết).
- Tạo kênh minh bạch, truy xuất được cho toàn bộ vòng đời hồ sơ sáng kiến.

#### Về nội dung của sáng kiến

##### Các bước thực hiện giải pháp

**Bước 1 — Xây dựng hệ thống biểu mẫu động (Dynamic Template Engine)**

Hệ thống sử dụng bộ ba module phối hợp:

- `build_template.py`: Tạo file DOCX mẫu chứa placeholder Jinja2 (`{{ trang_bia.ten_sang_kien }}`, `{{ mau_01.mo_dau }}`...) bằng thư viện `python-docx`, với kiểm soát chính xác từng ô bảng, font chữ Times New Roman, căn lề, và khoảng cách đoạn.
- `fill_application_form.py`: Nhận dữ liệu JSON từ biểu mẫu trực tuyến, điền vào template DOCX qua `docxtpl`, và xuất file Word hoàn chỉnh trong bộ nhớ.
- `docx_normalize.py` (1.300+ dòng mã nguồn): Bộ chuẩn hóa OOXML chuyên sâu, xử lý hơn 15 tình huống bất thường khi hiển thị DOCX trên trình duyệt, bao gồm: ép font Times New Roman xuyên suốt, căn chỉnh tiêu đề "BỘ Y TẾ / ĐẠI HỌC Y DƯỢC", tách dòng mềm cho letterhead, co chữ tránh tràn cột, xử lý justified paragraph với soft break, loại bỏ Mẫu số 04 khỏi bản nộp ứng viên, và chuẩn hóa bảng chữ ký.

**Bước 2 — Đường ống xuất PDF kép (Dual PDF Pipeline)**

Hệ thống cung cấp hai phương thức tạo PDF song song:

- *Phía máy chủ (Server-side):* Chuyển đổi DOCX → PDF bằng LibreOffice headless, đảm bảo độ trung thực cao nhất với bản in Word. API endpoint `POST /api/v1/docx/convert-pdf` phục vụ tải PDF chính thức.
- *Phía trình duyệt (Client-side fallback):* Sử dụng chuỗi `docx-preview` → phân trang HTML `<section>` → `html2canvas` → `jsPDF` để tạo PDF ngay trên trình duyệt khi máy chủ không sẵn sàng. Hệ thống CSS chuyên biệt (`applicationFormDocxPreview.css`, `docxTableReflow.ts`, `docxJustifyMitigationCss.ts`) xử lý các vấn đề hiển thị đặc thù của trình duyệt.

**Bước 3 — Xem trước tài liệu trong trình duyệt (Real-time DOCX Preview)**

Ứng viên xem trước hồ sơ Word ngay trên giao diện web mà không cần cài đặt Microsoft Word. Hệ thống render DOCX trực tiếp bằng `docx-preview`, với các bản vá CSS tùy chỉnh để:
- Giữ đúng font Times New Roman xuyên suốt tài liệu.
- Sửa lỗi giãn chữ trong đoạn justified có soft break.
- Điều chỉnh chiều cao hàng bảng (`trHeight`) mà `docx-preview` xử lý sai.
- Tô màu nội dung do người dùng nhập để phân biệt với văn bản mẫu.

**Bước 4 — Quản lý minh chứng số (Evidence Management via MinIO)**

Toàn bộ file minh chứng (PDF, ảnh, tài liệu) được lưu trữ trên hệ thống lưu trữ đối tượng MinIO (tương thích S3):

- Ba bucket phân tách chức năng: `initiative-attachments` (minh chứng chính), `initiative-exports` (bản xuất), `initiative-quarantine` (cách ly file nghi vấn).
- Mã băm SHA-256 cho mỗi file đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
- Presigned URL cho phép trình duyệt tải/xem file trực tiếp mà không cần proxy qua backend.
- Danh sách MIME type cho phép và giới hạn kích thước file.

**Bước 5 — Quy trình phân quyền và xác thực đa lớp**

Hệ thống phân quyền theo vai trò rõ ràng:

| Vai trò | Quyền hạn |
|---------|-----------|
| **Người nộp đơn (viewer)** | Soạn thảo hồ sơ, tải minh chứng, xem trước PDF, sử dụng trợ lý AI, nộp hồ sơ. |
| **Hội đồng (editor)** | Xem hồ sơ nộp, đánh giá theo Mẫu 04, nhận xét. |
| **Quản trị viên (admin)** | Quản lý người dùng, xuất danh sách, xem nhật ký kiểm toán, sao lưu/khôi phục dữ liệu. |

Bảo mật đa lớp:
- Mật khẩu mã hóa Argon2id.
- Token xác thực JWT HS256 với cơ chế vô hiệu hóa sau đổi mật khẩu (`credential_version`).
- Xác minh email tổ chức (chỉ chấp nhận email `@ump.edu.vn`).
- Mã OTP 6 chữ số gửi qua email cho đăng ký mới.
- Giới hạn tần suất đăng nhập (rate limiting) chống brute-force.

**Bước 6 — Nhật ký kiểm toán toàn diện (Audit Trail)**

Mọi hành động trên hệ thống đều được ghi nhận vào bảng `audit_events` (chỉ ghi thêm, không xóa/sửa):
- Các loại hành động: `create`, `read`, `update`, `delete`, `login`, `logout`, `login_failed`.
- Ghi nhận payload trước/sau thay đổi để truy vết đầy đủ.
- Sử dụng nested savepoint trong PostgreSQL để đảm bảo lỗi audit không ảnh hưởng đến giao dịch chính.
- Giao diện quản trị cho phép lọc, sắp xếp, và xem chi tiết từng sự kiện.

**Bước 7 — Trợ lý AI hỗ trợ tuân thủ (AI Compliance Assistant)**

Tích hợp mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) qua Ollama để:
- Trả lời câu hỏi về quy trình, quy định sáng kiến thông qua giao diện chat.
- Kiểm tra mức độ tuân thủ của hồ sơ dựa trên phân tích embedding và đối chiếu từ khóa (RAKE + cosine similarity).
- Hỗ trợ ứng viên hoàn thiện hồ sơ mà không cần tư vấn trực tiếp từ bộ phận pháp chế.

**Bước 8 — Lưu trữ và sao lưu có hệ thống**

- PostgreSQL 16 lưu trữ toàn bộ dữ liệu cấu trúc: bản nháp, bản nộp chính thức, phản hồi hội đồng, hồ sơ nhân sự.
- JSONB cho `officialBieuMau` giữ nguyên cấu trúc biểu mẫu gốc, cho phép tái tạo DOCX bất kỳ lúc nào.
- Cơ chế snapshot phiên bản: phân biệt rõ draft (nháp) và submission (nộp chính thức).
- API backup/restore cho quản trị viên.

##### Các điều kiện cần thiết để áp dụng giải pháp

- Máy chủ Linux với Docker và Docker Compose (PostgreSQL 16, MinIO, Python 3.11+, Node.js 18+).
- Tên miền nội bộ hoặc công khai với chứng chỉ SSL cho truy cập HTTPS.
- Tài khoản email SMTP của tổ chức để gửi OTP và thông báo.
- (Tùy chọn) LibreOffice headless trên máy chủ để xuất PDF chất lượng cao.
- (Tùy chọn) Ollama server cho tính năng trợ lý AI.

##### Lĩnh vực áp dụng

Toàn bộ các đơn vị trực thuộc Đại học Y Dược TP.HCM: các Khoa, Phòng, Trung tâm, Viện, Bệnh viện thực hành.

##### Kết quả thu được

- Triển khai thành công tại Phòng Khoa học Công nghệ, ĐHYD TP.HCM trong đợt xét sáng kiến năm 2026.
- 100% hồ sơ nộp qua hệ thống có định dạng chuẩn, đúng biểu mẫu quy định.
- Xem trước PDF trực tuyến giúp ứng viên tự kiểm tra trước khi nộp, giảm tỷ lệ hồ sơ bị trả lại.
- Thời gian tổng hợp danh sách ứng viên giảm từ nhiều ngày xuống vài phút nhờ giao diện quản trị.
- Toàn bộ minh chứng được lưu trữ tập trung, truy xuất được, và có mã hash toàn vẹn.

##### Danh sách đơn vị/cá nhân đã tham gia áp dụng thử hoặc lần đầu

| TT | Tên tổ chức/cá nhân | Địa chỉ | Lĩnh vực áp dụng sáng kiến |
|----|----------------------|---------|----------------------------|
| 1 | Phòng Khoa học Công nghệ | ĐHYD TP.HCM | Quản lý hồ sơ sáng kiến |
| 2 | Cán bộ viên chức nộp sáng kiến | Các đơn vị trực thuộc ĐHYD TP.HCM | Đăng ký và theo dõi hồ sơ sáng kiến |

#### Về tính mới của sáng kiến

Hệ thống SKI Platform mang nhiều điểm mới so với các giải pháp hiện có tại ĐHYD TP.HCM và các cơ sở giáo dục tương đương:

1. **Bộ chuẩn hóa OOXML chuyên sâu** — Đây là điểm khác biệt cốt lõi. Thay vì chỉ điền dữ liệu vào template Word (điều nhiều hệ thống có thể làm), SKI Platform xử lý hơn 15 trường hợp bất thường ở cấp XML trong file DOCX để đảm bảo hiển thị chính xác trên trình duyệt. Không có giải pháp thương mại nào được thiết kế riêng cho bộ biểu mẫu sáng kiến của ĐHYD TP.HCM.

2. **Đường ống PDF kép tự động chuyển đổi dự phòng** — Kết hợp LibreOffice server-side với pipeline client-side (docx-preview + html2canvas + jsPDF), đảm bảo ứng viên luôn có thể tạo PDF bất kể tình trạng máy chủ. Cơ chế fallback tự động là tính năng chưa thấy ở các hệ thống quản lý hành chính đại học khác.

3. **Tích hợp AI tuân thủ** — Ứng dụng LLM (qua Ollama) và kỹ thuật embedding để hỗ trợ ứng viên kiểm tra tính tuân thủ của hồ sơ theo quy định là tính năng tiên phong trong lĩnh vực quản lý sáng kiến tại các cơ sở y dược.

4. **Kiến trúc lưu trữ phân tầng** — Phân tách rõ ràng giữa dữ liệu cấu trúc (PostgreSQL JSONB), file minh chứng (MinIO S3), và bản xuất (PDF/DOCX), với cơ chế hash SHA-256 và bucket cách ly — vượt trội so với việc gửi file qua email và USB.

5. **Cơ chế xác thực gắn với tổ chức** — Email domain gate (`@ump.edu.vn`) + OTP + credential versioning đảm bảo chỉ cán bộ viên chức ĐHYD TP.HCM mới truy cập được hệ thống, đồng thời tự động vô hiệu hóa phiên đăng nhập cũ khi đổi mật khẩu.

#### Về tính hiệu quả

So sánh hiệu quả thu được khi áp dụng sáng kiến so với quy trình thủ công trước đây:

**+ Tạo ra lợi ích kinh tế:**
Giảm chi phí in ấn hồ sơ giấy (trung bình 50–100 trang/hồ sơ × hàng trăm hồ sơ/đợt). Tiết kiệm thời gian lao động thủ công tương đương 2–3 nhân sự chuyên trách trong mỗi đợt xét (tổng hợp, kiểm tra, chuyển đổi định dạng).

**+ Đem lại hiệu quả trong giảng dạy:**
Giải phóng thời gian cho cán bộ giảng dạy — thay vì dành nhiều giờ soạn thảo biểu mẫu Word thủ công, giảng viên tập trung vào nội dung sáng kiến. Giao diện hướng dẫn và trợ lý AI hỗ trợ ứng viên lần đầu nộp hồ sơ.

**+ Tăng năng suất lao động:**
Thời gian hoàn thành hồ sơ giảm đáng kể nhờ: biểu mẫu tự động điền, xem trước PDF tức thì, và kiểm tra tính đầy đủ tự động. Phòng KHCN tổng hợp danh sách và trạng thái hồ sơ trong vài phút thay vì nhiều ngày.

**+ Nâng cao hiệu quả công việc:**
Quy trình từ nộp → thẩm định → công nhận được số hóa xuyên suốt trên một nền tảng duy nhất, loại bỏ việc chuyển file qua email, USB, và tổng hợp thủ công.

**+ Nâng cao chất lượng công việc, dịch vụ:**
100% hồ sơ xuất ra tuân thủ đúng biểu mẫu quy định (Mẫu số 01–04, Bản cam kết) nhờ bộ chuẩn hóa OOXML tự động. Loại bỏ hoàn toàn lỗi "sai năm", "sai font", "bảng biểu vỡ" vốn phổ biến khi chỉnh sửa Word thủ công.

**+ Giảm chi phí:**
Loại bỏ chi phí in ấn, photocopy, và lưu trữ vật lý. Giảm chi phí nhân sự hành chính cho công tác kiểm tra và tổng hợp hồ sơ.

**+ Cải thiện môi trường, điều kiện học tập, làm việc, sống:**
Giảm sử dụng giấy in, góp phần vào mục tiêu "văn phòng xanh" của nhà trường. Ứng viên có thể nộp và theo dõi hồ sơ mọi lúc mọi nơi qua trình duyệt web mà không cần đến trực tiếp Phòng KHCN.

**+ Bảo vệ sức khỏe:**
Giảm thiểu tiếp xúc giấy tờ vật lý, phù hợp với bối cảnh hậu đại dịch và nhu cầu làm việc từ xa.

**+ Đảm bảo an toàn lao động, PCCC:**
Giảm khối lượng hồ sơ giấy lưu trữ vật lý, giảm nguy cơ cháy nổ từ kho tài liệu. Dữ liệu số được sao lưu tự động, không phụ thuộc vào điều kiện vật lý của kho lưu trữ.

**+ Nâng cao khả năng, trình độ, nhận thức, trách nhiệm:**
Hệ thống nhật ký kiểm toán nâng cao ý thức trách nhiệm — mọi hành động đều được ghi nhận, tạo văn hóa minh bạch trong công tác xét sáng kiến. Trợ lý AI giúp cán bộ nâng cao hiểu biết về quy định sáng kiến mà không cần phụ thuộc vào tư vấn trực tiếp.

---

## 6. Những thông tin cần được bảo mật (nếu có)

- Mã nguồn hệ thống và cấu hình bảo mật (khóa JWT, thông tin SMTP, credentials MinIO/PostgreSQL).
- Dữ liệu cá nhân của ứng viên (email, CCCD, thông tin liên hệ) được lưu trữ mã hóa và chỉ truy cập theo phân quyền.

---

## Chữ ký

| | |
|---|---|
| **LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ** | **Tp. Hồ Chí Minh, ngày .... tháng .... năm 2026** |
| *(Ký, ghi rõ họ tên)* | **Tác giả chính / Đại diện nhóm tác giả sáng kiến** |
| | *(Ký, ghi rõ họ tên)* |
| | |
| ...................................... | ...................................... |

---

## Phụ lục kỹ thuật — Kiến trúc hệ thống

| Tầng | Công nghệ |
|------|-----------|
| **Frontend** | React 18, TypeScript, Vite, Tailwind CSS, shadcn/ui, TanStack Query |
| **DOCX/PDF trình duyệt** | docx-preview, html2canvas, jsPDF |
| **Backend** | Python 3.11+, FastAPI, Pydantic, SQLAlchemy 2 (async + asyncpg) |
| **Xác thực** | Argon2-cffi, PyJWT (HS256), SMTP OTP |
| **Lưu trữ đối tượng** | MinIO (S3-compatible), aioboto3 |
| **Cơ sở dữ liệu** | PostgreSQL 16 (citext, JSONB, enum) |
| **AI** | Ollama, LangChain, NLTK/RAKE, scikit-learn |
| **Chuyển đổi Office** | LibreOffice headless (DOCX → PDF) |
| **Hạ tầng** | Docker Compose: fe0, be0, postgres, minio |
